Responsabilidad de los administradores en el régimen societario colombiano
Administrar una empresa en Colombia no implica únicamente tomar decisiones comerciales y operativas. Quienes ejercen funciones de administración pueden llegar a responder con su patrimonio personal por los daños causados a la sociedad, a los socios o a terceros cuando incumplen sus deberes legales o estatutarios.
Esta responsabilidad puede surgir, entre otros casos, cuando el administrador actúa con dolo o culpa, incumple la ley o los estatutos, interviene en una operación pese a tener un conflicto de interés, utiliza indebidamente información privilegiada o participa en actividades que compiten con la sociedad.
Por esta razón, el régimen de responsabilidad de los administradores es relevante tanto para representantes legales, miembros de juntas directivas y liquidadores como para socios y accionistas que necesitan establecer mecanismos adecuados de control y gobierno corporativo.
¿Quiénes son considerados administradores?
En primer lugar, es importante determinar quiénes son los administradores de una empresa de acuerdo con la ley, ya que una persona no se considera administradora únicamente por el título que aparezca en su contrato o su carta de presentación.
La condición de administrador depende principalmente del cargo y las funciones que ejerce la persona, así como el alcance de su intervención en la dirección de la sociedad.
Legalmente, tienen esta condición, entre otros:
El representante legal principal y sus suplentes.
El liquidador durante el proceso de disolución y liquidación.
Los miembros de juntas directivas o consejos de administración.
El factor o director de un establecimiento de comercio.
Las personas que, de acuerdo con los estatutos, ejerzan funciones de administración.
En el caso de los suplentes, dicha responsabilidad surge cuando estos ejercen efectivamente funciones en reemplazo del representante principal por su ausencia temporal o definitiva.
La administración también puede ser ejercida por una persona jurídica, en cuyo caso, la responsabilidad puede recaer sobre la empresa que ejerce el cargo y sobre la persona natural que actúe como su representante legal.
El administrador de hecho en las S.A.S.
Adicionalmente, en las Sociedades por Acciones Simplificadas (S.A.S.) se incorporó la figura de los administradores de hecho, los cuales podrían definirse como “las personas naturales o jurídicas que, sin ser administradores de una sociedad por acciones simplificada, se inmiscuyan en una actividad positiva de gestión, administración o dirección de la sociedad”.
Este tipo de administradores también incurrirán en las mismas responsabilidades y sanciones aplicables a los administradores “oficiales” conforme al Artículo 27 de la Ley 1258 de 2008 y la Ley 222 de 1995.
Esto significa que una persona puede asumir responsabilidades propias de un administrador incluso sin haber sido formalmente nombrada para el cargo, por lo que, si interviene de manera efectiva en la dirección, gestión o toma de decisiones de la compañía, puede quedar sometida al mismo régimen de responsabilidad aplicable a un administrador formalmente designado.
Deberes principales de los administradores
Los administradores deben orientar sus decisiones conforme a tres principios fundamentales:
Actuar de buena fe.
Obrar con lealtad.
Ejercer sus funciones con la diligencia propia de un buen hombre de negocios.
Obrar de buena fe les exige actuar con honradez, conciencia recta y satisfaciendo todas las exigencias operativas y de cumplimiento de la compañía, más allá de los meros aspectos formales de su actividad.
Por su parte, el principio de lealtad les ordena actuar de manera recta y positiva en interés de la sociedad, debiendo prevalecer el bienestar de la empresa incluso por encima del interés particular de sus asociados cuando estos entren en conflicto.
Junto a estos principios generales, la ley les impone deberes específicos como velar por el adecuado desarrollo del objeto social, asegurar el cumplimiento de las disposiciones legales y estatutarias aplicables a la empresa, y suministrar información completa y oportuna para facilitar las labores de la revisoría fiscal.
No obstante, en la práctica del derecho corporativo, los deberes principales que exigen la mayor atención son los siguientes:
La diligencia del buen hombre de negocios
Este estándar profesional exige que las actuaciones de los administradores se desarrollen con el nivel de oportunidad, pericia y cuidado que un comerciante diligente emplearía en la conducción de sus propios asuntos comerciales.
Lejos de ser una pauta abstracta, este estándar tiene implicaciones trascendentales para la responsabilidad de los administradores, pues exige un nivel de diligencia superior al que se espera de una persona promedio en la gestión de sus propios asuntos. El administrador debe actuar de manera activa, informada y cuidadosa, teniendo en cuenta las circunstancias concretas de cada situación.
En la práctica, esto puede incluir:
Informarse adecuadamente antes de adoptar decisiones relevantes.
Evaluar los riesgos asociados a contratos y operaciones importantes.
Solicitar asesoría especializada cuando la complejidad del asunto lo requiera.
Supervisar la ejecución de las decisiones adoptadas.
Implementar controles razonables para prevenir fraudes.
Proteger los activos de la empresa.
Procurar que la información financiera y contable sea confiable.
Por lo tanto, el administrador no puede limitarse a aprobar o adoptar decisiones de manera automática. Debe evaluar previamente la información relevante, los riesgos involucrados y las posibles consecuencias de su actuación, de acuerdo con las circunstancias concretas del asunto.
Prohibición del uso indebido de información privilegiada
Se entiende por información privilegiada aquella de carácter reservado a la cual solo tienen acceso directo los administradores debido a su profesión, cargo u oficio, y que por su naturaleza posee la idoneidad para generar un provecho o beneficio económico injustificado.
Para configurarse esta categoría, la información debe ser idónea para ser utilizada y estar referida a hechos concretos de la empresa o de su entorno competitivo.
El uso indebido de esa información puede incluir:
Entregarla a terceros no autorizados.
Utilizarla en beneficio propio.
Utilizarla para beneficiar a familiares o terceros.
Ocultarla en perjuicio de la sociedad.
Divulgarla de manera indebida.
Constituye una violación directa de este deber cualquier conducta encaminada a suministrar esta información a personas que no tengan derecho a conocerla, ocultarla en perjuicio de la sociedad, usarla para beneficio propio o de terceros, o publicarla en un momento inoportuno.
Cabe destacar que estas conductas prohibidas comprometen la responsabilidad del administrador independientemente de si la actuación le reportó efectivamente beneficios o no.
Prohibición de competir con la empresa
La regulación mercantil prohíbe tajantemente que los administradores participen por sí mismos o a través de interpuesta persona en actividades que representen competencia comercial frente a la sociedad, a menos que cuenten con la autorización expresa del máximo órgano social.
Se consideran actos de competencia concurrir en el mismo mercado geográfico mediante el desarrollo de actividades económicas idénticas, similares o de interés para la sociedad, así como tomar para sí oportunidades de negocio que se encontraban razonablemente al alcance y capacidad técnica de la compañía.
Es importante tener en cuenta que la prohibición legal de competir es objetiva, por lo que basta con la mera participación del administrador en la actividad concurrente para configurar la falta, sin que se pueda argumentar que dicha competencia no se realizó mediante prácticas desleales o restrictivas de mercado.
¿Qué debe hacer un administrador ante un conflicto de interés?
Al igual que ocurre con los actos de competencia, los conflictos de interés buscan prevenir situaciones en las que el interés personal del administrador pueda interferir con el interés de la sociedad.
Sin embargo, mientras que en un acto de competencia el administrador participa en una actividad que compite con la sociedad, el conflicto de interés surge cuando su interés personal, directo o indirecto, puede afectar su imparcialidad al momento de tomar una decisión en nombre de la empresa.
Por ejemplo, puede presentarse cuando:
El administrador pretende celebrar personalmente un contrato con la empresa.
La operación beneficia a su cónyuge o a familiares cercanos.
La decisión favorece a una sociedad en la que el administrador tiene un interés económico.
El administrador obtiene un beneficio personal como consecuencia de una decisión que debe adoptar en nombre de la compañía.
La regla práctica es clara: cuando exista un posible conflicto de interés, el administrador no debe simplemente tomar la decisión y justificarla posteriormente, sino que debe abstenerse de intervenir en la decisión y poner la situación en conocimiento de quienes estén facultados para convocar al máximo órgano social, para que la operación pueda ser evaluada y, cuando corresponda, autorizada de manera expresa y transparente.
Durante este procedimiento, el administrador debe proporcionar la información necesaria para que los socios o accionistas puedan evaluar adecuadamente la operación, sus implicaciones y los posibles efectos para la sociedad.
El régimen particular de las S.A.S.
Dada su naturaleza flexible, por disposición del artículo 38 de la Ley 1258 de 2008, a las Sociedades por Acciones Simplificadas (S.A.S.) no se les aplican ciertas prohibiciones y restricciones preestablecidas por el Código de Comercio para otros tipos de sociedades comerciales, a menos que en los estatutos sociales se pacte expresamente lo contrario.
De esta forma, en el modelo de las S.A.S. se suprimen ciertas restricciones como la prohibición de representar acciones ajenas en las asambleas, votar los estados financieros de fin de ejercicio, participar en más de cinco juntas directivas en forma simultánea o negociar acciones de la compañía sin autorización
Aun así, esto no quiere decir que en las S.A.S. los administradores como el representante legal tengan facultades ilimitadas, ya que la misma flexibilidad que opera en las S.A.S. permite que se establezcan reglas para delimitar la discrecionalidad de los administradores.
En ese sentido, los estatutos pueden ser especialmente importantes para definir, entre otros:
Los límites a las facultades del representante legal.
Las operaciones que requieren autorización previa.
Los mecanismos de control interno.
Las restricciones relacionadas con conflictos de interés.
Las reglas de aprobación para operaciones relevantes.
Esta flexibilidad permite adaptar la estructura de gobierno corporativo a las necesidades de la empresa, pero también genera un riesgo cuando los estatutos se redactan de forma genérica o no establecen controles adecuados.
Si los socios no fijan límites claros a las facultades de la administración, el representante legal puede contar con un margen de actuación muy amplio. Por ello, los estatutos deben analizarse como una herramienta de prevención y protección de la inversión, especialmente cuando existen varios socios o intereses potencialmente divergentes.
Consecuencias del incumplimiento de los deberes de los administradores
El incumplimiento de los deberes legales o estatutarios puede generar consecuencias patrimoniales, societarias y administrativas para los administradores. Estas consecuencias pueden comprometer directamente su patrimonio personal y, en determinados casos, afectar la validez de los actos realizados en contravención de sus deberes.
Entre las principales consecuencias se encuentran:
Responsabilidad solidaria e ilimitada: Los administradores pueden responder de manera ilimitada con su patrimonio personal por los perjuicios que, por dolo o culpa, ocasionen a la sociedad, a los asociados o a terceros. La ley presume la culpa del administrador cuando incumple sus funciones, se extralimita en el ejercicio de sus atribuciones o infringe la ley o los estatutos.
Acción Social de Responsabilidad: El máximo órgano social puede decidir, con el voto favorable de la mitad más una de las acciones o cuotas representadas en la reunión, iniciar las acciones correspondientes contra el administrador para obtener la reparación de los perjuicios ocasionados a la sociedad. La aprobación de esta acción produce, además, la remoción del administrador de su cargo.
Nulidad absoluta de determinados actos: Los actos o contratos celebrados por el administrador en contravención de las normas aplicables a los conflictos de interés o a la competencia con la sociedad pueden estar viciados de nulidad absoluta. Esto puede dar lugar a la restitución de las cosas a su estado anterior, sin perjuicio de los terceros que actúen de buena fe.
Sanciones administrativas: En las sociedades sometidas a inspección, vigilancia o control, la Superintendencia de Sociedades puede adelantar investigaciones administrativas e imponer las sanciones previstas en la ley, incluida, en los casos correspondientes, la remoción de los administradores infractores.
Ineficacia de las cláusulas de exoneración: Cualquier estipulación del contrato social que pretenda absolver o limitar anticipadamente la responsabilidad legal de los administradores se tendrá por no escrita.
Conclusión
La responsabilidad de los administradores en Colombia no se limita a las consecuencias de una mala decisión comercial. El incumplimiento de los deberes de buena fe, lealtad y diligencia, así como de las obligaciones establecidas en la ley y en los estatutos, puede generar consecuencias que comprometan directamente su patrimonio personal y la situación jurídica de la sociedad.
Por esta razón, la prevención adquiere especial importancia frente a decisiones que puedan involucrar conflictos de interés, operaciones con partes relacionadas, competencia con la sociedad, uso de información reservada o negocios de alto impacto económico.
En estos casos, el análisis previo de los riesgos jurídicos y la adecuada documentación de las decisiones permiten al administrador actuar con mayor diligencia y reducir su exposición a responsabilidad.
Para los socios y accionistas, esta prevención también implica contar con estatutos adecuadamente estructurados, límites claros a las facultades de los administradores y mecanismos efectivos de control sobre su gestión.
Preguntas frecuentes sobre la responsabilidad de los administradores
¿Qué debe hacer un administrador si tiene dudas sobre si una operación representa un conflicto de interés?
La duda sobre la existencia de un conflicto de interés o un acto de competencia no exonera al administrador de sus deberes societarios.
De acuerdo con las instrucciones de la Superintendencia de Sociedades, ante una situación de esta naturaleza, el administrador debe abstenerse de participar en la operación y ponerla en conocimiento de quienes estén facultados para convocar al máximo órgano social.
Cuando el administrador tenga esta facultad, podrá convocar directamente a la asamblea de accionistas para que esta evalúe y decida expresamente si autoriza la operación.
¿Un administrador suplente responde aunque nunca haya ejercido el cargo?
No necesariamente. La responsabilidad del suplente depende de que haya ejercido efectivamente funciones propias del cargo. Si, pese a no estar formalmente encargado, interviene de manera habitual en la administración de la sociedad, podría ser considerado administrador de hecho y responder personalmente por las actuaciones realizadas en esas condiciones.
¿Una mala decisión comercial genera automáticamente responsabilidad personal para el administrador?
No. Un resultado empresarial adverso no genera, por sí solo, responsabilidad personal para el administrador si este actuó de manera informada, diligente y de buena fe. La responsabilidad patrimonial puede surgir cuando el daño es consecuencia de la inobservancia de los deberes legales y estatutarios del administrador, como los deberes de diligencia y lealtad.
¿Es necesario contar con respaldo jurídico para la toma de decisiones empresariales?
Si bien no es obligatorio contar con asesoría jurídica para tomar decisiones empresariales, estas pueden tener consecuencias jurídicas tanto para quien las adopta como para la sociedad. Por eso, contar con respaldo jurídico permite analizar previamente las alternativas, identificar posibles riesgos y tomar decisiones con mayor seguridad.
La Asesoría Integral Empresarial (AIE) ofrece acompañamiento jurídico constante en la toma de decisiones de la empresa. De esta manera, el administrador cuenta con respaldo para evaluar sus actuaciones, anticipar posibles riesgos y proteger tanto sus intereses como los de la sociedad.
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