Proceso disciplinario en la reforma laboral en Colombia 2026
Si bien los procesos disciplinarios ya existían y habían sido desarrollados principalmente con base en la doctrina y jurisprudencia, la reciente reforma laboral introdujo un procedimiento mínimo obligatorio legal que debe ser observado por los empleadores al momento de adelantar este tipo de actuaciones.
Esto implica un cambio relevante en la gestión empresarial, ya que formaliza etapas y garantías que antes no estaban claramente estructuradas en la práctica empresarial. En este artículo analizamos el proceso disciplinario a la luz de la reforma laboral en Colombia.
¿Qué es un proceso disciplinario?
En primer lugar, es importante definir que es un prcoeso disciplinario, siendo este el conjunto de actuaciones adelantadas por el empleador para investigar y, de ser el caso, sancionar conductas del trabajador que puedan constituir incumplimientos a sus obligaciones laborales, contractuales o reglamentarias.
En otras palabras, un proceso disciplinario es la forma en la que la empresa investiga las presuntas faltas cometidas por los trabajadores, y sanciona según el caso.
En la práctica, este proceso puede surgir por situaciones como incumplimiento de funciones, llegadas tarde reiteradas, uso indebido de recursos de la empresa, violaciones a políticas internas o faltas graves que puedan incluso dar lugar a la terminación del contrato de trabajo.
Principios aplicables al proceso disciplinario
El proceso disciplinario debe desarrollarse respetando una serie de principios que garantizan un trato justo al trabajador y la validez del procedimiento. Entre estos se encuentran:
Dignidad: el trabajador debe ser tratado con respeto en todas las etapas del proceso, evitando tratos humillantes, discriminatorios o desproporcionados.
Presunción de inocencia: el trabajador se presume inocente hasta que se demuestre lo contrario mediante un proceso disciplinario válido.
In dubio pro disciplinado: en caso de duda sobre los hechos o la responsabilidad, se debe favorecer al trabajador.
Proporcionalidad: la sanción debe ser acorde a la gravedad de la conducta, evitando medidas excesivas frente a faltas menores.
Derecho a la defensa, la contradicción y controversia de las pruebas: el trabajador tiene derecho a conocer los hechos y pruebas en su contra, controvertirlas y aportar las que considere necesarias para su defensa.
Intimidad: el proceso debe limitarse a los involucrados en este y respetar la vida privada del trabajador, limitándose a los aspectos estrictamente relacionados con la conducta investigada.
Lealtad: tanto empleador como trabajador deben actuar de manera honesta y transparente durante el proceso.
Buena fe: las actuaciones deben adelantarse bajo el supuesto de que las partes obran con rectitud, sin abusar del proceso ni manipular la información.
Imparcialidad: las actuaciones deben adelantarse bajo el supuesto de que las partes obran con rectitud, sin abusar del proceso ni manipular la información.
Respeto al buen nombre y a la honra: el proceso debe evitar afectaciones innecesarias a la reputación del trabajador, manejando la información con confidencialidad y prudencia.
Non bis in idem: el trabajador no puede ser investigado ni sancionado dos veces por los mismos hechos, garantizando que una conducta no dé lugar a múltiples procesos o sanciones disciplinarias.
Etapas mínimas del proceso disciplinario
Una vez la empresa decide iniciar un proceso disciplinario, debe cumplir mínimamente con el siguiente procedimiento:
Comunicación formal de apertura
El proceso debe iniciarse mediante una comunicación formal dirigida al trabajador, en la cual se informe la apertura del proceso disciplinario, garantizando su conocimiento oportuno de la actuación en su contra, así como de sus posibles implicaciones dentro del marco del Reglamento Interno de Trabajo RIT.
En dicha comunicación debe precisarse que las conductas investigadas constituyen faltas previamente previstas y tipificadas en el RIT, evitando cualquier ambigüedad sobre su origen o naturaleza disciplinaria.
Indicación de los hechos
Se deben indicar de manera clara, precisa y por escrito los hechos, conductas u omisiones que motivan el proceso disciplinario, de forma que el trabajador pueda comprender exactamente qué se le está imputando y cuál es el alcance de la investigación.
Traslado de pruebas
El empleador debe poner en conocimiento del trabajador todas las pruebas que sustentan los hechos objeto del proceso, garantizando transparencia y efectividad del derecho de defensa.
Es esencial que exista soporte probatorio de la conducta atribuida y que dichas pruebas sean plenamente conocidas por el trabajador antes de ejercer su derecho de contradicción, de modo que el proceso conserve su validez y legitimidad.
Término para descargos
Debe otorgarse un término razonable para que el trabajador presente sus descargos, controvierta las pruebas y aporte los elementos que considere pertinentes para su defensa, el cual en ningún caso podrá ser inferior a cinco días. Si los descargos se realizan de forma verbal, deberá dejarse constancia mediante acta debidamente suscrita.
Pronunciamiento definitivo
El proceso debe culminar con una decisión motivada, en la que se expongan de manera expresa las razones de hecho y de derecho que sustentan la determinación adoptada por el empleador, con base tanto en las pruebas recaudadas dentro del proceso como en aquellas aportadas por el trabajador en su defensa.
Imposición de sanción
En caso de establecerse la existencia de una falta disciplinaria, la sanción impuesta debe ser proporcional a los hechos u omisiones que la originaron. Adicionalmente, la sanción debe encontrarse previamente establecida en el Reglamento Interno de Trabajo RIT, así como la conducta sancionable, teniendo en cuenta que no es posible sancionar comportamientos no tipificados ni imponer medidas no previstas en dicho reglamento.
Posibilidad de impugnación
Finalmente, debe garantizarse al trabajador la posibilidad de impugnar la decisión adoptada, como parte integral del debido proceso y de las garantías mínimas laborales.
Dicha impugnación puede interponerse conforme a lo previsto internamente por la empresa, siendo recomendable que sea resuelta por un superior jerárquico, aunque la normativa no exige una instancia específica para ello.
¿Cómo y cuándo debe adelantarse el proceso disciplinario?
El proceso disciplinario debe adelantarse bajo el principio de inmediatez, lo que implica que el empleador debe iniciar la actuación dentro de un tiempo razonable desde que tiene conocimiento de los hechos. Retrasos injustificados pueden afectar la validez del proceso, ya que debilitan la relación entre la conducta y la eventual sanción.
Adicionalmente, la normativa permite el uso de tecnologías de la información y las comunicaciones (TIC) para adelantar el proceso, siempre que se garantice el derecho de defensa. Esto incluye notificaciones por medios electrónicos, audiencias virtuales y el uso de herramientas digitales para el traslado de pruebas y presentación de descargos.
Obligaciones adicionales de las empresas
Las empresas deberán ajustar sus Reglamentos Internos de Trabajo para incorporar el procedimiento disciplinario conforme a la nueva normativa. Para ello, cuentan con un plazo máximo de doce (12) meses desde la entrada en vigor de la reforma laboral.
Esta actualización no es opcional. La falta de adecuación puede generar contingencias legales, especialmente en la imposición de sanciones o terminaciones con justa causa que no respeten el procedimiento establecido.
Excepciones
El procedimiento disciplinario obligatorio no aplica a trabajadores del servicio doméstico ni a micro y pequeñas empresas con menos de diez (10) trabajadores, conforme a lo definido en el Decreto 957 de 2019, según el cual el tamaño empresarial se define por ingresos según el sector.
No obstante, estos empleadores no quedan exentos de garantías mínimas a los trabajadores. En todo caso, deben escuchar previamente al trabajador sobre los hechos que se le imputan, respetando el derecho de defensa y el debido proceso antes de adoptar cualquier decisión.
Es importante precisar que incluso micro y pequeñas empresas con más de diez (10) trabajadores están en la obligación de aplicar este proceso disciplinario debido al número de trabajadores.
Importancia de cumplir con el debido proceso
El cumplimiento del debido proceso en materia disciplinaria no es un requisito formal, sino una condición esencial para la validez de cualquier sanción o decisión laboral. Un procedimiento mal estructurado o que omita etapas mínimas puede invalidar la sanción impuesta e incluso convertir una terminación con justa causa en un despido sin justa causa, con las consecuencias económicas que ello implica.
Además, el respeto de las garantías procesales fortalece la posición de la empresa en eventuales reclamaciones judiciales, al demostrar que las decisiones fueron adoptadas bajo criterios objetivos, proporcionales y respetando los derechos del trabajador. En este contexto, el proceso disciplinario deja de ser un simple trámite interno y se convierte en un mecanismo de gestión de riesgo legal.
Conclusión
La reforma laboral no introduce el proceso disciplinario como una novedad, pero sí lo estructura y lo convierte en un estándar obligatorio que exige mayor rigor por parte de las empresas. Esto implica revisar prácticas internas, ajustar el Reglamento Interno de Trabajo y adoptar procedimientos claros que permitan actuar con seguridad jurídica.
No cumplir con estas exigencias no solo expone a la empresa a sanciones o litigios, sino que limita su capacidad de gestión frente a situaciones disciplinarias. Por el contrario, una correcta implementación permite prevenir conflictos, tomar decisiones informadas y proteger la operación.
En JG Lawyers asesoramos a empresas en la implementación y actualización de sus procesos disciplinarios conforme a la nueva reforma laboral, incluyendo la revisión y ajuste del Reglamento Interno de Trabajo y el diseño de procedimientos que reduzcan riesgos legales. A través de nuestro servicio de acompañamiento integral empresarial (AIE), brindamos soporte continuo para la gestión laboral del día a día, con un enfoque preventivo y estratégico.
Preguntas Frecuentes
¿Qué pasa si una empresa no sigue el proceso disciplinario establecido?
El incumplimiento del procedimiento puede invalidar la sanción impuesta e incluso afectar la legalidad de una terminación con justa causa, generando riesgos de demandas laborales.
¿Es obligatorio modificar el Reglamento Interno de Trabajo?
Sí. Las empresas deben actualizar su Reglamento Interno de Trabajo dentro del plazo establecido para incorporar el procedimiento disciplinario conforme a la nueva normativa.
¿Se puede hacer el proceso disciplinario de forma virtual?
Sí. La normativa permite el uso de medios digitales, siempre que se garantice el derecho de defensa, el acceso a las pruebas y la posibilidad real de contradicción por parte del trabajador.
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